Crear o editar un contacto

Cómo crear un contacto

Pasos

1. En el módulo 'Contactos', dentro de 'Listado' (también puedes usar el acceso directo del Dashboard), selecciona la opción 'Nuevo' que aparecerá en verde en la parte superior izquierda
2. Completa el formulario con la información relativa al contacto. Recuerda que los campos marcados con asterisco rojo son obligatorios
3. En el campo 'Tipo' puedes añadir tantas categorías como sean necesarias
4. Por último, haz clic en 'Crear nuevo contacto'.

Código de contacto

El código es un campo flexible que va asociado a un contacto y sirve como método de identificación. Puedes crear un código de contactos interno basado en su relevancia, relación con la galería, etc.

¿Para qué sirve el código?

• Identifica al contacto y lo diferencia de los demás; siendo una categoría muy útil cuando hacemos búsquedas avanzadas entre varios contactos que pueden tener información muy similar (por ejemplo, nombre y apellidos)

¿Cómo añado un código a un contacto?*

• Contactos > Listado > Nuevo > Código > Crear nuevo contacto
• Contactos > Listado > Editar contacto > Código > Guardar contacto

* Tip: puedes asignar de forma automática los códigos a tus contactos (mediante un autonumérico). Para ello: Mi Galería > Configuración > Autonuméricos y asigna un valor a Código de Contacto.

Tipo de contacto*

El campo 'Tipo de contacto' te permite registrar la tipología de relación que tienes con dicho contacto. ITGallery proporciona varias categorías, por orden alfabético, para registrar el tipo de contacto:

• Administración pública
• Alumno
• Amigo/familiar
• Arquitecto
• Art advisor
• Art dealer
• Artista
• Asociaciones
• Casa de subastas
• Cliente
• Cliente potencial
• Colaborador
• Coleccionista
• Contratista
• Crítico de arte
• Curador
• Desarrollador
• Diseñador de interiores/decorador
• Empresa
• Ferias y exposiciones
• Fotógrafo
• Fundación
• Galería
• Museo
• Otro
• Patrocinador
• Político
• Profesionales
• Proveedor
• Público
• Tours y guías
• Transportista
• VIP

Un contacto puede tener varios tipos; por tanto, un contacto que pertenezca a dos categorías distintas, siempre aparecerá en las búsquedas de ambas tipologías.

Si activas la opción 'Guardar para mailing' al crear un contacto, este se guardará en los listados de mailing en tantas tipologías como hayas incluido.

* Tip: utiliza este campo para después filtrar más fácilmente tus contactos en las búsquedas y generar campañas de email marketing.

Responsable del contacto

Al crear un nuevo contacto, el campo 'Responsable', nos permite registrar qué miembro del equipo de la galería se encarga de gestionar dicho contacto.*

* Recuerda que para completar este campo es necesario haber registrado previamente al colaborador de la galería como contacto.

Etiquetas de contactos

Las etiquetas son campos flexibles que puedes utilizar para añadir información complementaria de tus contactos.*

Utilízalas para categorizar tus contactos de acuerdo a criterios más específicos a tus necesidades. Por ejemplo, puedes crear etiquetas para generar categorías dentro de tus 'tipos de contactos'. Por ejemplo: 'Tipo de contacto': prensa; 'Etiquetas': prensa escrita, prensa radiofónica, prensa televisiva, etc.

Si quieres editar etiquetas de forma masiva en los contactos, puedes elegir si añadir nuevas etiquetas o sobrescribir las que ya existen.

* Recuerda que puedes añadir tantas etiquetas como quieras, lo que te permitirá hacer búsquedas más precisas de tus contactos o crear grupos en base a criterios más concretos.

Opciones de etiquetas de contactos

Para añadir una etiqueta o editar una ya existente: Mi Galería > Configuración > Etiquetas de contactos*

* Tip: utiliza esta función para consultar las etiquetas empleadas.

Origen del contacto

Al crear un nuevo contacto, el campo 'Origen' es muy útil para registrar información relativa a dónde conocimos a ese contacto, es decir, cómo se origina nuestra relación con él.*

*Tip: se trata de un campo flexible, por lo que para sacar el máximo partido, te recomendamos homogeneizar las denominaciones asignadas; esto facilitará su posterior búsqueda dentro del equipo de la galería. Por ejemplo, puedes registrar las ferias siguiendo un mismo tipo de nomenclatura: en mayúscula y con el año completo de la edición: 'ARCO 2020', 'ART PARIS 2019', 'UNTITLED MIAMI 2018'.

Direcciones*

Al crear un nuevo contacto, podemos registrar hasta cuatro tipos de direcciones:

• Dirección personal: corresponde, habitualmente, a la dirección de la residencia de nuestro contacto
• Dirección empresa: corresponde, habitualmente, para contactos que no corresponden con personas físicas. También se emplea cuando facturamos a una persona jurídica, en vez de física
• Dirección de envío: es aquella a la que se envían físicamente las obras
• Dirección de facturación: es aquella que se emplea para hacer la factura de una compra. Muy útil cuando el envío se produce a una persona física pero la factura se emite a nombre de una persona jurídica

*Tip: una vez introducidos los datos, puedes seleccionar aquellas direcciones a las que se realizarán envíos postales seleccionando la casilla 'Enviar correo postal'.